采购基础知识

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以下采购基本知识旨在总结一般指导 大学采购.

• 超过30 000美元的采购必须进行竞争性投标. 
• 不考虑资金来源.g.(国家，赠款，基金会)，如果购买和/或 付款通过采购和/或财务主任办公室，即国家采购 必须遵守规则.
• 无销售税. 你有责任通知供应商GSU是免税的 agency. 请点击这里: 税号信; 免税表格; Gsu w-9表格 针对供应商特定流程进行免税采购. 
• 除依照规定外，不得向国家征收滞纳金 LA R.S. 39:1695
• 没有一般食用的食物或饮料.
• 没有礼品卡/证书，也没有现金奖励.
• 所有资本购买的单一项目，价值1000美元或以上，应分配 到正确的帐户，以确保标记由物业控制.
• 禁止酒精饮料或管制物品.
• 财务副总裁对所有报销的事先批准. 原始的分项收据 是否需要支付报销费用.
• 在采购前确保有足够的资金和适当的批准.
• 如果在帐户一级无法获得资金，则必须将预算转移发送到 在购买前向预算办公室提交.
• 在提交检查请求和变更订单之前获得所有必要的批准 购买.
• 采购必须在同一财政年度内收到、开具发票和支付.
• 在Banner中输入Requisition时，重要的是要注意Transaction 日期将决定交易报告的财政年度.
• 所有购买仅供大学授权使用(非个人使用).
• 所有合同必须由采购和 合规 确保符合国家要求的措辞.
• 合同只能由 授予大学的权力.
• 合同中的自动更新语言是不允许的.
• 如果旅行是合同的一部分，旅行必须符合合同 PPM49 旅游法规.
• 无预付款.
• 个人、专业、社会和咨询服务(PPCS)需要合同 并且可能需要超过一定金额门槛的竞争性RFP流程.
• 在起草 contract，始终使用采购网站上最新的合同模板.
• 在现场工作的供应商可能需要签署一份工人补偿和赔偿协议 并向学校提供保险证明.
• 购买 国家合同 但请注意，一些州的合同仍然需要竞争性投标 (E.g.， LAPS合同要求至少2个有竞争力的报价，当价格超过 $25,000).
• 在所有的支票请求中包括供应商号码. 如果你有 NEW Vendor，请将供应商的W9发送给采购部，以便分配供应商编号.
• 技术报价应通过 约旦巴特勒 在IT部门确保设备符合学校标准.

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